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1、不同形成年度的歸檔,文件不應放入同一檔案盒,要注意形成年度並不等同於文件落款的年度,因此分年度並不意味著同一檔案在內的文件都是一個年度形成的。
2、不同保管期限的歸檔文件符應放入同一檔案袋,所以不同的期限所固定的檔案袋是不同的,因此在選擇上也是不一樣的。
3、不同機構形成的歸檔文件不應放在同一檔案袋裏,即使某些機構休息的文件數量有限,裝不滿時,也不意將其混入其他檔案袋,應當通過使用不同厚度的檔案袋來解決。